福委會採購零食下午茶怎麼做：預算與人數換算、發票核銷、分裝到部門

福委會採購零食下午茶的三種模式

福委會採購零食與下午茶通常只有三種模式：年節禮盒、月度零食櫃、活動下午茶，差別在一年發生幾次，以及採購前要先定的那一件事。三種模式的錢都來自同一筆福利金，但作業節奏完全不同：年節是一年一到兩次的大單，出貨日集中在同一週； 月度零食櫃是連續的小單，最容易在第三個月失控；活動下午茶每次人數都不一樣，變數在冰箱。

年節禮盒那一種，重點在「送」：交期、客製卡片、集中還是個別寄送，企業送禮與尾牙禮品採購那一頁已經把五件事列完，這裡不重複。 本頁講的是另外兩件年節頁沒講的事：福利金的預算怎麼換算成份數，以及憑證與核銷怎麼走。 三種模式共用這兩段，年節禮盒也適用。

還有一件事要先分開：尾牙聚餐與尾牙禮品不是同一筆錢。勞動部勞工福利資訊網收錄的 80 年 6 月 26 日函釋認定， 尾牙宴請全體員工聚餐是事業主慰勞員工的活動，不宜動支職工福利金。禮品能不能走福利金，依各公司福委會章程與主管機關解釋為準， 採購前先問一句，比事後從別的科目補好處理。

預算與人數怎麼換算：先看福利金從哪裡來

換算的順序是：福利金年度收入，減掉已排定的旅遊、慶生等大項，剩下的除以人數與次數，才是每人每次的零食預算。多數新任福委會委員是反過來算的：先看到一個品項的售價，再回頭問「我們預算夠嗎」，然後發現不知道分母是多少。 分母寫在《職工福利金條例》第 2 條，四款提撥來源如下（2015 年 7 月 1 日修正版，查證日 2026-09-23，以全國法規資料庫為準）：

對採購的人來說，這張表的用途只有一個：知道每年進來多少錢，是會計或福委會主委手上就有的數字，不用自己算。 要注意的是兩條上限。第一，條例第 7 條規定福利金不得移作別用，動支範圍與比率由主管機關訂定； 第二，勞動部勞工福利資訊網收錄的 93 年 7 月 22 日勞福 1 字第 0930035514 號令規定，以現金方式發給職工不得超過當年度福利金收入總額的 40%，可兌現的禮券與提貨券視同現金。 零食與禮盒是實物，不在 40% 的分子裡，這也是為什麼很多福委會年底會把剩餘預算轉成實物禮品。

一個 80 人公司的換算示例

數字是示意用的整數，不是任何一家客戶的實際採購。每人預算取 150 元，落在辦公室下午茶那一頁寫的「常態每人每次 30 到 60 元、特殊場合 100 到 150 元」的上緣：

兩個常被漏掉的項目是最後兩列。運費與包材不在品項單價裡，依物流商公開牌價另計，常溫一箱的費用跟箱數有關， 整批寄到公司比逐筆寄到員工家便宜很多；備品多抓 5% 是因為名單一定會變，請假的、當週報到的、來開會的客戶， 少一份的時候補不回來，多四份放在行政那裡不會壞。 以我們自己的品當尺：拉拉山黃金水蜜桃乾單包 150 公克、未開封常溫 6 個月， 84 份就是 84 包，不需要再分裝，這是單包裝品項在福委會採購裡最省事的地方。

跟廠商確認的事：發票、到貨日、分裝、常溫效期

福委會詢價時該問廠商的只有四件事：發票抬頭與統編、到貨日能不能指定、能不能分部門分裝、常溫可以放多久。價格是第五件，而且通常是四件事確認完才有意義。這四件事不是我們想出來的，是我們收到的詢價信裡出現頻率最高的四個問題，幾乎每一封都問其中三個以上，順序也差不多： 先問發票，再問到貨日，第三問分裝，最後問常溫能放多久。

我們回信的處理順序跟對方問的順序相反。先回常溫效期，因為它決定了後面三件事有沒有必要談：拉拉山黃金水蜜桃乾未開封 6 個月、開封後冷藏，如果福委會要的是「放茶水間三個月慢慢吃」，這個數字過關； 如果要的是「拆開分裝成小袋放一個月」，開封後冷藏這一條就先擋掉了，不用再談分裝。 第二回到貨日：我們是產地小型供應商，能不能指定到貨日取決於物流商的配送區域與當時的現貨量， 通常給的是「某日出貨、預計某日到」的區間，不是保證到貨的時點；年節前兩週的區間會拉長，這一點會直接寫在回信裡，不會先答應再想辦法。 第三回分裝：單包裝的品不用拆，我們能做的是依部門份數分箱貼標，每箱外面寫部門名稱與份數，到貨後行政直接搬到各樓層。 最後才回發票：目前依財政部規定（2025 年起貨物起徵點每月 10 萬元）屬小規模營業人，免用統一發票，開的是收據，抬頭與統編照對方指定的寫。 這一條放最後不是它不重要，是很多福委會一聽到「收據」就要回頭問會計，先把前三件講清楚，對方回去問會計的時候手上才有完整的資訊。

四件事裡沒有「起訂量」。不是廠商不在乎，是福委會的量從人數來，不是從廠商的門檻來； 先報人數與到貨日，廠商會直接回接不接得了，比先問門檻再湊人數快。 供應量有上限的品項（一年一收的農產加工品都是）廠商接不了會直說，接不了的量再談價格也沒有意義。

統編發票與福利金核銷：抬頭開誰、收據行不行

核銷看福委會自己的規定，不看廠商。採購前要問會計的只有兩題：憑證抬頭開福委會還是公司，以及收據能不能核銷。這兩題的答案每家公司不一樣，但問的時點一樣：下單前。收到貨才發現報不了帳，退貨不現實，多數情況是委員自己先墊，年底再想辦法。

抬頭：福委會是獨立的單位

依《職工福利委員會組織準則》（2021 年 5 月 14 日修正版），福委會置委員 7 到 21 人（事業單位人數千人以上可增至 31 人）， 每三個月至少開會一次，第 12 條列的職責包含福利金的籌劃、保管、動用，以及經費的分配、稽核與收支報告； 第 13 條要求年度終了後把辦理情形與決算報主管機關備查。這代表福委會有自己的帳，不是公司總務的一個科目。 實務上多數福委會向國稅局辦有扣繳單位登記、有自己的統一編號，憑證抬頭通常開福委會而不是公司； 但也有公司代墊再由福委會撥付的做法，抬頭就會開公司。哪一種以貴公司會計為準，這頁不替任何一方決定。

收據：小規模營業人給的是收據，不是發票

依財政部規定，當月銷售額未達營業稅起徵點（銷售貨物自 2025 年起為每月 10 萬元）的網路賣家免辦稅籍登記； 已辦稅籍但屬小規模營業人的，依規定免用統一發票，能開的是收據。產地型的小型供應商很多落在這一格。 收據能不能核銷，取決於福委會章程與會計的內控規定，多數可以，少數要求一定要統一發票。 這是四件事裡唯一廠商改變不了的項目，所以要最早問會計、最晚跟廠商確認。

核銷流程：五步

1. 提案與決議：採購案在福委會會議通過，記在會議紀錄裡，金額與品項寫清楚。
2. 採購與收貨：依決議下單，到貨時對份數與名單，短少當天就跟廠商反映。
3. 取得憑證：發票或收據，抬頭與統編對得上決議的採購單位。
4. 入帳：憑證附會議紀錄與簽收名單入福委會帳冊；有分部門的，簽收名單留到部門那一層。
5. 年度決算：依組織準則第 13 條，年度終了後決算報主管機關備查。

第四步的簽收名單常被省略，但它跟稅有關。財政部稅務入口網的問答（編號 1156）說明， 福委會給付職工的補助不論現金、禮品或實物，屬於受領人的其他所得，福委會要在次年 1 月 31 日前向國稅局申報免扣繳憑單。 共同食用的下午茶通常不歸戶到個人，但一人一份的年節禮盒或禮券多數會，這是會計的事，採購端要做的只有把「誰領了幾份」留下來。 公司這一端把錢撥進福委會時的憑證另有規定：財政部稅務入口網問答（編號 2234）與《營利事業所得稅查核準則》第 81 條要求檢具福委會收據， 或直接撥入福委會金融機構帳戶並取得存款證明。這兩條是公司會計的範圍，列在這裡是讓採購的人知道錢是怎麼進來的。以上以財政部與國稅局公告為準，查證日 2026-09-23。

分裝到部門：到貨當天要做的事

分裝的關鍵決定在下單時，不在到貨時：要嘛廠商依部門分箱出貨，要嘛整批到行政再由行政分，兩種都可以，但要先選一種。我們出貨給公司時看到最多的狀況是第三種：沒選。整批到了櫃台，收件人是「福委會」，櫃台不知道要轉給誰，箱子在收發室放了兩天， 等到有人來認領，已經有部門先自己拆了一箱。

兩種做法各有適合的情境。廠商分箱適合部門數少、每部門份數固定的公司：下單時給我們一張「部門、份數、樓層」三欄的表， 我們依表分箱、每箱外面貼部門名稱與份數，到貨後行政按標籤搬，不用拆箱點數。 整批到行政再分適合部門多、份數常變的公司：一次收一大箱比收十個小箱容易點交，缺點是行政要花一個下午分。 84 份這個量級，兩種做法的差別大約是行政一個小時；超過 200 份，廠商分箱會省很多事。

到貨當天要做三件事：對總份數（跟簽收單對）、對外箱有沒有破損（有就當場拍照）、把「開封後要冷藏」這種保存條件貼在分發的箱子上。 第三件最常被漏。常溫品項的保存條件寫在包裝背面，依食藥署食品標示規定必須標示有效日期與保存方式， 但員工拿到手不會翻背面看。單包裝的品這個問題小，未開封 6 個月放抽屜沒事； 大包裝分食型的品，拆開後的存放方式要有人講。哪些品項適合放辦公室、哪些幾乎必剩，辦公室下午茶推薦那一頁用五個判準講過，這裡只補福委會特有的一條： 分到部門之後，每個部門的消耗速度不一樣，業務部門一週吃完、研發部門放一個月，下一次採購的份數要依這個差異調整，不是平均分。

常見卡點

福委會採購最常卡的不是預算不夠，是順序錯：先挑品項再問會計，先問價格再問到貨日。以下四個是詢價信裡最常出現的卡點，寫成第三人稱，讀的人可以對照自己現在在哪一步。

• 憑證條件在下單後才確認。會計要統一發票、廠商只開收據，貨已經在路上。 解法是把「發票還是收據可以」寫進詢價信的第一句，讓廠商在報價前就回答。
• 到貨日用「出貨日」去排。發放日訂在週五，廠商週三出貨，物流週四到週五之間，週五早上發放的時候貨還在配送車上。 問「什麼時候能到」，把發放日往後排三天，年節再多加兩天。
• 人數用當天名單，沒有備品。新進人員、支援同仁、來開會的客戶，少一份就是行政去補，補不到就是有人沒拿到。 多抓 5% 的成本遠低於補一份的時間。
• 把尾牙聚餐與尾牙禮品當同一筆。依前述 80 年函釋，聚餐不宜動支福利金，禮品依章程； 兩筆錢的來源不同，年度決算時分不開會被退回重做。

要從我們這裡採購的話：拉拉山黃金水蜜桃乾成分「水蜜桃、糖、鹽」三項、150 公克單包裝、常溫、未開封 6 個月， 10 包以上網站可直接下單（每包 230 元、單筆上限 20 包），超過上限的份數來信報人數、到貨日與憑證需求， 接不了的量會直接說。福委會之外的一般團購流程，寫在團購怎麼做。

本頁為採購作業整理，不構成法律、稅務或會計意見；福利金提撥、動支範圍與憑證規定以勞動部、財政部及各地國稅局公告為準，查證日 2026-09-23。

常見問題

資料來源

價格與產期為 2026-08 整理，會因當年氣候與行情變動，實際以產地報價為準。 本文為選購與知識整理，不涉及任何健康或疾病相關建議；個別狀況請諮詢醫師或營養師。